Das Telefon klingelt und ein Kunde, Kollege, die Eltern, die Frau oder ähnliches ist am anderen Ende. Mal dauert ein Telefonat 5 Minuten und ein anderes Mal vielleicht 1 Stunde. Es variiert oft je ach Themen gebiet oder Soziale Bindung untereinander. Eins haben die meisten Telefonate gleich, denn eine Aufgabe ist immer dabei. Privat ist es vielleicht die bitte etwas einzukaufen, auf der Arbeit hingegen kann es die bitte eines Rückrufes sein oder einer Unterstützung.
Schon beginnt die Aufgabenflut, denn das Telefon ist nur ein Beispiel. Neben dem Telefon gibt es noch den Flurfunk oder Straßentalk, die E-Mail oder den Teams-Chat und das sind noch längst nicht alle Kanäle wo an uns Aufgaben herangetreten werden.
Zur Verwaltung von persönlichen Aufgaben steht für jeden Anwender Microsoft ToDo in der Microsoft 365 Anwendungsvielfalt zur Verfügung. In Microsoft ToDo könnt Ihr eure Aufgaben eintragen, definieren, Priorisieren und Fälligkeiten definieren.
Alles was mir hilft, um mir einen Überblick meiner gesamten Aufgaben zu verschaffen und meine Aufgabenverwalten. Genau an diesem Punkt beginnt die eigentliche Herausforderung für uns Anwender, denn Aufgabenverwalten und planen hilft nur bedingt. Ein Aufgabenstapel wird nur kleiner mit der Zeit die wir uns nehmen, um eine Aufgabe abzuarbeiten. Wenn wir uns nie Zeit für die Abarbeitung von Aufgaben nehmen, dann wird der Stapel zu 100% nicht kleiner, sondern eher größer. Ein größerer Aufgabenstapel sorgt ein unwohles Gefühl und somit zu einer Demotivation.
Tipp:
Es muss gewisse Zeit für die Abarbeitung geplant und geblockt werden, denn nur so kommt Ihr durch eure Aufgabenflut und es kommt nicht zur Überforderung.
Microsoft 365 schafft über die Anwendung Microsoft Viva Insight Abhilfe.
Was Microsoft Viva Insights genau ist und welche Funktionen es für euch mitbringt könnt Ihr auf folgender Microsoft Seite nachlesen.
In Microsoft Viva Insights gibt es die Funktion Fokuszeit. Die Fokuszeit dient dazu, dass Ihr euch auf ein Thema Fokussieren könnt. So wie der Name es schon sagt. In der Einstellung der Fokuszeit definiert Ihr die Zeitspanne eurer Fokuszeit, zum Beispiel 1 Stunde. Mit der Definition schaut Viva Insights dann nach Zeitslots in eurem Kalender für eure definierte Zeitspanne und gibt euch die Möglichkeit per Knopfdruck die Fokuszeit zu buchen.
Sollte euch das zu lästig sein, so gibt es einen Automatismus. Hier könnt Ihr Zyklisch (dynamisch) Fokuszeiten vom System buchen lassen. Dabei definiert Ihr die Zeitspanne, an welchen Tagen in der Woche sowie die Tageszeit in der Ihr gerne zyklisch Fokuszeiten hättet. Das System geht dann wiederum hin und bucht für euch die Fokuszeit. Solltet Ihr bereist einen Termin im Kalender zu der Zeit haben, so wird einfach keine Fokuszeit gesetzt.
Nun stellt Ihr euch sicherlich die Frage was genau passiert mit dem Kalendereintrag „Fokuszeit“. Denn nur weil ein Eintrag im Kalender gegeben ist, heißt es ja noch lange nicht das Ihr nicht abgelenkt werdet.
Microsoft geht hin und blockiert in dieser Zeit für euch sämtliche (Outlook, Teams, Windows, ToDo, uvm.) Banner Benachrichtigungen, selbst auf dem Smartphone. Darüber hinaus werdet Ihr in Teams automatisch auf „nicht stören“ gesetzt. Somit landen eure eingehenden Anrufe direkt in der Weiterleitung oder Mailbox. Ihr erhaltet somit eure Ruhe, um fokussiert an euren Aufgaben zu arbeiten.
