Microsoft 365 hat sich im Laufe der Jahre 📆 zu einer umfassenden Plattform für Zusammenarbeit 💼 und Produktivität 💪 entwickelt. Ein wichtiger Aspekt dieser Produktivität ist das Taskmanagement 📋. In diesem Beitrag 📖 untersuchen zweige ich die Unterschiede zwischen den vier führenden Microsoft-Tools für das Taskmanagement: Planner 📅, ToDo ✅, Azure DevOps 🔧 und Microsoft Lists 📝.
Wer kennt es nicht, Aufgaben kommen aus allen Richtungen 🔄 und täglich prasseln Sie, wie der Regen ☔ bei einem regnerischen Tag, auf uns ein. Dabei sollen wir den Überblick 🔍 nicht verlieren!
Es fühlt sich an wie eine nicht zu bewältigende Aufgabe 🏔️, oder?
Wusstet Ihr, dass mir als Microsoft 365 Consultant 💼 die Frage und damit verbundenen Sorgen 😟 sowie Ängste 😱 bei Menschen rund um das, nennen wir es, Taskmanagement nicht neu ist. Häufig erlebe ich bei meinen Beratungen 🗨️ und Schulungen 📚 von Endanwendern eine Unsicherheit und Unzufriedenheit, wenn es um das Thema Taskmanagement geht. Dabei ist es nicht immer nur die Flut 🌊 an Aufgaben, die uns im Alltag trifft. NEIN! Das ganz und garnicht. Oft kommt zu der Flut an Aufgaben hinzu, dass die Aufgaben in unterschiedlichen Anwendungen 📱 liegen und die Übersicht schlicht weg unmöglich 🚫 erscheint.
Gerade mit Microsoft 365 erhalten Unternehmen 🏢 und somit die Endanwender eine Vielzahl an Anwendungen, um Aufgaben zu verwalten. Nun sind die Unternehmen in der Pflicht ⚖️ gemeinsam mit den Mitarbeitern zu entscheiden, welche Anwendung für welchen Typ von Aufgaben sind und wo diese dann wiederum liegen. Gehen Unternehmen nicht diesen Weg, dann finden wir als Microsoft 365 oft sehr frustriete Mitarbeiter 😤 und ein nicht zu überblickender Flickenteppich an Aufgaben wieder. Es frustriert die Mitarbeiter und sorgt dafür, dass ggf. die Analogen Aufgaben per Postit`s 📌 wiederkehren.
Setzt ein Unternehmen auf Microsoft 365 finde ich häufig die Aufgabenverwaltungen Planner, Microsoft ToDo, Azure DevOps oder Microsoft Lists wieder, welche in unterschiedlichster Weise verwendet oder sogar für diverse Zwecke missbraucht werden. Aber für welchen Typ an Aufgaben sind die einzelnen Anwendungen wirklich gedacht und wofür sollte ggf. eine andere Anwendung verwendet werden. Nachfolgend gehe ich auf diese Frage 🤔 im Einzelnen ein.
Microsoft Planner ist eine Anwendung für die Verwaltung von Aufgaben, die aus einem Kollaborativen Zusammenhang entstehen. Aus diesem Grund findet sich die Anwendung bzw. ein Absprung in die Anwendung häufig in Microsoft Teams wieder.
In Microsoft Planner haben die Mitarbeiter die Möglichkeit die zum Beispiel im Zusammenhang für ein internes Projekt entstandenen Aufgaben einzugeben und weitere Informationen, wie einen Verantwortlichen oder die Fälligkeit, zu pflegen. Dabei Unterstützt Microsoft Planner den Endanwender für den Überblick mit einer optischen Kanban-Board anzeige.
Hauptmerkmale:
Anwendungsfälle:
Synergien zu anderen Microsoft 365 Anwendungen:
Während Planner für Teams konzipiert ist, zielt ToDo auf Einzelpersonen ab, die ihre täglichen Aufgaben organisieren möchten. Es ist einfach, intuitiv und speziell für die persönliche Produktivität entwickelt.
Hauptmerkmale:
Anwendungsfälle:
Synergien zu anderen Microsoft 365 Anwendungen:
Azure DevOps, ehemals bekannt als Visual Studio Team Services (VSTS), ist eine umfassende Suite von Entwicklungs-Tools, die speziell für Softwareentwicklungsteams entwickelt wurde. In Azure DevOps kann ein Entwicklungsteam neben der eigentlichen Programmierung, Testfälle sowie Aufgaben zu einer Umsetzungsstory anlegen. Es hilft dem Entwicklungsteam nicht nur bei der Entwicklung von Anwendungen, sondern dient gleichzeitig als Dokumentation der Entwicklung.
Hauptmerkmale:
Anwendungsfälle:
Synergien in anderen Microsoft 365 Anwendungen:
Microsoft Lists:
Microsoft Lists ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von SharePoint-Listen und bietet eine intuitive Möglichkeit, Informationen zu organisieren und zu teilen. Es geht über reines Taskmanagement hinaus und kann für eine Vielzahl von Anwendungsfällen eingesetzt werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, die Verwaltung von Aufgaben.
Hauptmerkmale:
Anwendungsfälle:
Vorteile gegenüber anderen Taskmanagement-Tools:
Microsoft 365 bietet mit Planner 
, ToDo 
, Azure DevOps 
und Microsoft Lists 
eine beeindruckende Auswahl an Taskmanagement-Tools, die auf unterschiedliche Bedürfnisse und Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Während jedes dieser Tools seine eigenen Stärken 
und Schwächen 
hat, ist die richtige Kombination und Anwendung der Schlüssel 
zur Maximierung ihrer Vorteile.
, die eine visuelle Darstellung 
ihrer Projekte und Aufgaben wünschen. Es bietet eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, den Fortschritt 
und die Zusammenarbeit in Echtzeit 
zu verfolgen.
, die eine klare und fokussierte Sicht 
auf ihre täglichen Aufgaben benötigen. Es dient als persönliche Aufgabenliste 
und kann gleichzeitig mit Team-Aufgaben aus Planner integriert werden.
. Mit Funktionen für Quellcodeverwaltung 
, kontinuierliche Integration 
und agile Projektmanagement-Tools 
ist es ein unverzichtbares Tool für Entwicklerteams.
. Es kann für eine Vielzahl von Anwendungsfällen modifiziert werden, von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen 
.Die Herausforderung für Unternehmen liegt darin, diese Tools so zu konfigurieren 
und zu integrieren, dass sie den spezifischen Anforderungen und Arbeitsweisen ihrer Teams entsprechen. Die Wahl des richtigen Werkzeugs 
– oder oft einer Kombination von Werkzeugen – kann den Unterschied ausmachen zwischen einer wirksamen und einer ineffizienten Aufgabenverwaltung.
Abschließend lässt sich sagen, dass es bei der Auswahl des richtigen Taskmanagement-Tools nicht nur darum geht, was jedes Tool kann, sondern wie es die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens unterstützt . Mit einem klaren Verständnis 
dieser Tools und einer strategischen Implementierung 
können Unternehmen sicherstellen, dass sie stets auf Kurs 
bleiben und ihre Ziele 
erreichen.
