Der Abwesenheitsassistent in Outlook Online

Kurz vor dem Urlaub fühlt sich der Stresspegel oft maximal an, und dann müssen wir als Mitarbeitende noch die Übergabe für den Urlaub und andere organisatorische Dinge regeln – Abwesenheitsnotizen, Terminabsagen und so weiter.

Genau so war es vor meinem letzten Urlaub, der gerade mal zwei Wochen her ist.

Zum Glück gibt es in Outlook – in meinem Beispiel die Online-Version aus Microsoft 365 – kleine Helfer, die den Urlaubsstart versüßen. Einer davon ist der Outlook-Abwesenheitsassistent. In diesem Beitrag tauchen wir in den Abwesenheitsassistenten in Outlook Online und seine kleinen, aber wirkungsvollen Funktionen ein, die deinen Urlaubsstart deutlich entspannter machen.

Der Abwesenheitsassistent in Outlook Online

Den Abwesenheitsassistenten gibt es seit mehreren Jahren, und es wirkt, als wäre er schon immer Teil von Microsoft Outlook gewesen. Eine praktische Funktion, mit der du über einen festgelegten Zeitraum automatische Antworten auf eingehende E-Mails sendest. Besonders nützlich, wenn du in den Urlaub gehst, unerwartet krank wirst oder einfach für externe Termine unterwegs bist und nicht sofort antworten kannst.

Wie komme ich an den Abwesenheitsassistenten? Um ihn zu aktivieren, gehen wir in die Einstellungen von Microsoft Outlook. Die findest du zum Beispiel im Browser „oben rechts” über das Zahnrad-Symbol.

Es öffnet sich ein Pop-up mit Einstellungen zu Microsoft Outlook. Unter dem Menüpunkt „E-Mails” findest du die Einstellung „Automatische Antwort”.

Im Abwesenheitsassistenten kannst du eine allgemeine Abwesenheit festlegen (ohne festes Start- und Enddatum). Hier hast du die Möglichkeit, eine Nachricht für Mitarbeitende des Unternehmens und eine andere für externe Kontakte zu definieren. Diese Flexibilität ist besonders nützlich: Die Nachricht für externe Kontakte kann etwa angeben, an wen man sich bei dringenden Angelegenheiten wendet, damit die Arbeit reibungslos weiterläuft. Die Nachricht für Kolleginnen und Kollegen darf dagegen knapper sein.

Hinweis

Oft haben Unternehmen Standardtexte, die verwendet werden sollen. Es ist daher immer gut, vor dem Setzen der Abwesenheitsnachricht die Richtlinien des Unternehmens zu prüfen.

Der eigentliche Zauber passiert, wenn du einen Zeitraum für deine Abwesenheit angibst. Mit diesem Zeitraum bekommst du Optionen für automatisierte Interaktionen während deiner Abwesenheit, etwa:

• Kalendereintrag – Block für die Dauer der Abwesenheit
• Automatische Ablehnung von Besprechungseinladungen in diesem Zeitraum
• Automatische Absage aller oder ausgewählter bereits geplanter Termine in diesem Zeitraum

Automatische Ablehnung neuer Besprechungseinladungen Wir kennen das: zwei Wochen Urlaub, und am ersten Tag zurück verbringen wir Stunden damit, uns durch die E-Mails zu wühlen. Ein großer Teil davon sind Besprechungseinladungen, die längst überflüssig sind, weil sie im Urlaub stattgefunden haben. Mit aktivierter Funktion lehnt der Abwesenheitsassistent diese Einladungen automatisch ab.

Automatische Absage aller oder ausgewählter bestehender Termine im Zeitraum Gerade bei wiederkehrenden Besprechungen fallen oft eine oder mehrere in einen Urlaub oder eine ungeplante Abwesenheit durch Krankheit. Der Abwesenheitsassistent bietet die Option, alle oder ausgewählte (nach Wahl des Nutzers) Besprechungen automatisch abzusagen. Das Schöne: Die Absagenachricht lässt sich anpassen, was den Prozess noch angenehmer macht.

Du entscheidest frei, welche Besprechungen automatisch abgesagt werden. Willst du „Alle” absagen, aktivierst du einfach das Kontrollkästchen neben dem Betreff, und alle Besprechungen werden ausgewählt. Nach dem Speichern startet der Absageprozess, und gleichzeitig wird die Abwesenheit oder geplante Abwesenheit aktiviert.

Auswirkungen auf wiederkehrende Besprechungen

Früher war ein großes Problem, dass ganze Serien wiederkehrender Besprechungen abgesagt wurden, sodass alle künftigen Termine neu geplant werden mussten. Besonders bei externen Kunden war das lästig. Mit neueren Updates von Microsoft Outlook ist das gelöst: Jetzt werden nur einzelne Termine der Serie abgesagt, nicht die ganze Serie.

Fazit

Der Abwesenheitsassistent und die Möglichkeit, Termine abzusagen oder automatisch abzulehnen, sind wertvolle Funktionen in Outlook Online. Sie helfen uns, unsere Zeit effizient zu nutzen und den Überblick über unsere Verpflichtungen zu behalten. Selbst die alten Probleme mit wiederkehrenden Besprechungen gibt es nicht mehr. Wichtig ist allerdings, die Abwesenheitsrichtlinien deines Unternehmens zu kennen und einzuhalten, denn die unterscheiden sich von Organisation zu Organisation.