Die Aufgabenflut: Woher kommen eigentlich meine Aufgaben?

Im Alltag werden wir teilweise stündlich, minütlich, wenn nicht sogar sekündlich mit neuen Aufgaben konfrontiert. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Aufgabe aus dem beruflichen Alltag handelt oder um eine aus dem privaten Umfeld. Gefühlt ist alles eine Aufgabe!

Dabei ist es nicht nur schwierig den Überblick zu bewahren. Wie häufig kommt es vor, dass Sie eine Aufgabe auf den nächsten Tag schieben? Und dann am nächsten Tag andere Prioritäten haben und die Aufgabe erneut schieben? Bis irgendwann der Zeitdruck anfängt, dass entweder die Aufgabe sich von selbst erledigt hat oder die Aufgabe in Vergessenheit geraten ist?

Die sogenannte Aufschieberitis beginnt!

Mehrere Faktoren, wie zum Beispiel die Aufgabenfülle, die Aufgabenvielfalt, die Aufgabenherkunft sowie die unterschiedlichsten Anwendungen, in der die Aufgaben verheimatet sind, sind dafür verantwortlich.

Wie können Sie dem gegensteuern?

In erster Linie hilft die eigene Disziplin sowie Organisation und Strukturierung. Ein Nein ist hierbei sicherlich ein probates Mittel. Jedoch kann es nicht die endgültige Lösung sein. Verschaffen Sie sich einen Überblick Ihrer Aufgaben und vor allem über die Herkunft der Aufgabe. Sie sollten wissen, wo Detailinformationen über die einzelne Aufgabe einsehbar sind. Schauen Sie, von welchem Aufgabengeber die Aufgabe kommt. Haben Sie weitere Fragen, können Sie vom Aufgabengeber ggf. die entscheidende Information erhalten. Mitunter kann sogar die Priorität bereits mit dem Auftraggeber bestimmt sein.

Dabei bedeutet das nicht, dass die Aufgaben der Führungspersonen immer die oberste Priorität haben. Genau das möchte keine Führungskraft hören, aber es gibt ab und an wichtigere Aufgaben.

Haben Sie den vollständigen Überblick der Aufgaben, so können Sie mit der Priorisierung sowie Planung des Abarbeitungszyklus anfangen. Dabei ist es wichtig, Pufferzeiten am Tag freizuhalten, denn es kann durchaus zu Unterbrechungen kommen. Zum Beispiel erhalten Sie nicht verschiebbare Aufgaben seitens Ihrer Führungskraft oder sind ggf. einen Tag etwas unproduktiver. Richtig gehört, nicht jeder Tag ist gleich, und so ist die Arbeitsleistung einer Person von der Tagesform abhängig.

Tipp: Ich habe in meiner Tätigkeit einiges versucht und probiert. Am besten hat mir eine Planung der Aufgaben über die Woche geholfen. Jeden Freitag plane ich meine Aufgaben der nächsten Woche. Hierbei weise ich den einzelnen Aufgaben einen Tag in der Woche zu. Der Plan sieht vor, dass ich max. 5 Stunden des Tages mit Aufgaben verplant habe. Die restliche Zeit verbleibt für die oben genannten Unterbrechungen.

Optimalerweise werden Sie bei Ihrem Vorhaben durch IT-Systeme und Anwendungen unterstützt. Mein Augenmerk liegt dabei auf der Unterstützung durch Microsoft 365 – und genau hier ist das erste Problem schon hausgemacht:

In Microsoft 365 finden Sie eine Vielfalt von Anwendungen, um Aufgaben abzulegen und zu verwalten. Es existiert nicht nur eine Anwendung, wie es der Anwender gerne hätte. In der Themenreihe „Die Aufgabenflut” möchte ich Ihnen durch Tipps und Tricks zeigen, wie Sie Microsoft 365 anwenden können, um Ihre Aufgaben effizient abzuarbeiten.

In Microsoft 365 können Ihre Aufgaben in folgenden Anwendungen liegen:

• Microsoft To Do
• Microsoft Outlook
• Microsoft Planner
• Microsoft Lists
• Microsoft SharePoint

In den nachfolgenden Beiträgen zu der Themenreihe erhalten Sie einen „kurzen” Einblick in die Anwendungen sowie deren Einsatzmöglichkeiten. Am Schluss der Themenreihe werden diese Eindrücke kumuliert und Ihnen ein Pfad für die effizientere Bearbeitung Ihrer Aufgaben gegeben.

WICHTIG: Microsoft 365 löst nicht die organisatorischen Probleme. Es diszipliniert Sie nicht und sorgt nicht dafür, dass Sie genügend Zeit für die Abarbeitung der Aufgaben haben. Es ist Ihnen jedoch eine Stütze, die dabei unterstützen kann.