Viva Amplify: Pflicht-Review vor der Veröffentlichung

Mit dem jüngsten Update von Viva Amplify ist eine lang erwartete Funktion da: ein verpflichtendes Content-Review, bevor eine Kampagne veröffentlicht wird. Sie soll die Qualitätssicherung in den Kommunikationsprozessen größerer Organisationen verbessern. Inhalte können nun von festgelegten Freigebern geprüft werden, bevor sie rausgehen, was die Kommunikation innerhalb klarer Leitplanken hält und Missverständnisse oder Fehler vermeidet.

Der neue Freigabeprozess im Detail

Die Einstellung für das Pflicht-Review nehmen Admins oder Kampagnenverantwortliche direkt in den Kampagneneinstellungen vor, über das Zahnrad oben rechts im Viva-Amplify-Dashboard. Einmal aktiviert, müssen Beiträge innerhalb einer Kampagne von den festgelegten Freigebern geprüft und genehmigt werden, bevor sie veröffentlicht werden dürfen.

Du kannst auch mehrere Freigeber festlegen, die alle eine Viva-Amplify-Lizenz brauchen. Dabei bestimmst du, ob die Freigabe von allen oder nur von einem Freigeber nötig ist. Das bietet Flexibilität, bringt aber auch Herausforderungen, besonders beim Verwalten komplexer Freigabe-Hierarchien.

Vorteile für Unternehmen

Diese Funktion bringt klaren Mehrwert für Unternehmen, die konsistente, hochwertige interne Kommunikation wollen. Durch das verpflichtende Review sinkt das Risiko, dass ungeprüfte oder unvollständige Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Gerade wo Compliance und Corporate Governance zählen, entsteht ein zusätzlicher Kontrollmechanismus.

Der Freigabeprozess ist auch ideal für Organisationen, die das Vier-Augen-Prinzip in ihre Kommunikationsstrategie bringen wollen: Jeder Inhalt wird von einer zweiten, unabhängigen Instanz auf Fehler oder Unklarheiten geprüft, bevor er live geht.

Herausforderungen und Verbesserungspotenzial

Trotz der positiven Wirkung bleiben einige Herausforderungen:

• Einzelzuweisung der Freigeber pro Beitrag: Aktuell muss für jeden Beitrag ein Freigeber einzeln ausgewählt werden. In großen Kampagnen mit vielen Beiträgen wird das schnell zum Verwaltungsaufwand. Eine automatische Zuweisung nach Rollen oder Verantwortlichkeiten würde helfen.
• Selbstfreigabe möglich: Der Kampagnenersteller kann sich selbst als Freigeber festlegen. Das untergräbt die unabhängige Prüfung und sollte durch strengere Rollentrennung adressiert werden.
• Dringlichkeitsmarkierung: Eine Freigabeanfrage lässt sich als „wichtig” markieren, wenn es schnell gehen muss, aber es gibt keine automatische Eskalation, wenn ein Freigeber nicht rechtzeitig reagiert. Eine Eskalationsstufe oder automatische Erinnerung wäre wünschenswert.

Technische Umsetzung

Die Funktion baut auf den bestehenden Benutzer- und Rollenkonzepten in Microsoft 365 auf, erweitert um spezifische Freigabemechanismen in Viva Amplify. Im Kern ist es die „Approval”-Funktion in Power Automate, die uns an verschiedenen Stellen in Microsoft 365 begegnet. In den Kampagneneinstellungen von Viva Amplify legen Administratoren fest, welche Nutzer als Freigeber agieren dürfen.

Auch wenn der Freigabe-Workflow in Microsoft Teams den Eindruck erwecken mag, dass Freigeber keine zusätzliche Viva-Amplify-Lizenz brauchen, stimmt das nicht. Weil der Freigeber organisatorisch für die Prüfung des Inhalts und die Entscheidung über die Veröffentlichung verantwortlich ist, erfordert diese Prüfung eine Lizenz im Microsoft-Viva-Bereich.

Fazit

Das Pflicht-Content-Review in Viva Amplify ist ein wichtiger Schritt zu besseren Kommunikationsprozessen. Es ermöglicht klare Qualitätskontrolle und hilft, Fehler vor der Veröffentlichung zu vermeiden. Es bleibt Luft nach oben, besonders beim Verwalten der Freigeber und bei der Möglichkeit zur Selbstfreigabe. Unternehmen, die die Funktion nutzen wollen, sollten wissen, dass sie noch reift – insgesamt aber ist sie eine wertvolle Ergänzung mit echtem Potenzial für die interne Kommunikation.