Viva Connections: die Announcement-Funktion

Viva Connections ist Teil von Microsoft Viva, einer Plattform, die das Mitarbeitererlebnis verbessern soll. Viva Connections ist wie ein digitaler Marktplatz für Unternehmen und bringt Informationen, Ressourcen und Kolleginnen und Kollegen zusammen. Hier finden Mitarbeitende Neuigkeiten, Unternehmensressourcen und sogar einzelne Arbeitswerkzeuge an einem zentralen Ort. Durch die Möglichkeit, ein Intranet über Viva Connections in Microsoft Teams einzubinden, verbindet Viva Connections formelle und informelle Kommunikation.

Die „Announcements”-Funktion: das digitale schwarze Brett

Die Announcement-Funktion in Viva Connections ist mit einem digitalen schwarzen Brett vergleichbar. Sie macht es möglich, wichtige Nachrichten für einen begrenzten Zeitraum wirksam zu verbreiten – seien es Unternehmensnews, Updates aus der IT-Abteilung oder allgemeine Infos (z. B. eine Parkplatzsperrung). So geht wichtige Information nicht in der täglichen Mailflut unter, sondern wird in Viva Connections prominent platziert. Dank der Integration ist die Ankündigung für Mitarbeitende auf vielen Geräten sichtbar – Smartphone, Tablet, Laptop und mehr.

Aus dem Arbeitsalltag eines Bekannten, nennen wir ihn Bernd

Bernd ist Projektleiter in einem internationalen IT-Beratungshaus. Als Projektleiter steuert und koordiniert er nicht nur ein Projekt, sondern gibt am Monatsende auch die Stundenzettel für die Abrechnung frei. An einem Montagmorgen öffnete Bernd Microsoft Teams und wollte die neuesten Unternehmensnews sehen. Dafür öffnete er Viva Connections. Sofort fiel ihm eine Insolvenzmeldung seines aktuellen Kunden auf, die seine Kolleginnen aus dem kaufmännischen Bereich hinterlegt hatten. Auf Basis dieser Meldung kann Bernd direkt handeln und laufende Stundenrechnungen früher freigeben oder das Projekt nach Rücksprache entsprechend umplanen.

So erstellst du eine Announcement

• Viva Connections öffnen, zum Beispiel über Microsoft Teams
• Auf das Zahnrad neben deinem Profilbild klicken
• Im Menü den Punkt „Announcements” wählen
• Über „New announcement” eine neue Ankündigung anlegen
• Die Pflichtfelder Titel, Beschreibung, Zielgruppe und Enddatum ausfüllen
• Bei Bedarf weitere Einstellungen anpassen (siehe unten)
• Die Einträge speichern oder veröffentlichen

Einstellungsmöglichkeiten für Ankündigungen

• Zielgruppenauswahl: Bestimme, welche Mitarbeitergruppen die Ankündigung sehen sollen. Es lassen sich einzelne Personen und Microsoft-365-Gruppen auswählen, maximal 10 Zielgruppen.
• Zeitsteuerung: Plane, wann die Ankündigung veröffentlicht und wieder entfernt wird.
• Interaktivität: Entscheide, ob und wie Mitarbeitende auf die Ankündigung reagieren können.

Wer darf Ankündigungen erstellen?

Nicht jede und jeder darf in Viva Connections eine Ankündigung erstellen. In der Regel haben Führungskräfte oder autorisierte Kommunikatoren diese Berechtigung. Die jeweilige Person muss in der Rolle Community-Administrator sein. Die Sichtbarkeit der Ankündigungen hängt von den definierten Zielgruppen ab – sie können für das ganze Unternehmen oder nur für bestimmte Teams oder Abteilungen sichtbar sein.

Zusammengefasst ist die Announcement-Funktion in Viva Connections ein mächtiges Werkzeug, das interne Kommunikation und Mitarbeiterbindung spürbar verbessert. Informationen lassen sich schnell und wirksam verbreiten, und wichtige Nachrichten bekommen die richtige Aufmerksamkeit. Wichtig ist nur: Mindestens eine Zielgruppe muss definiert sein, sonst klappt die Veröffentlichung nicht.