Viva Engage: private Nachrichten deaktivieren

Gründe, private Nachrichten in Viva Engage zu deaktivieren

Viva Engage ist eine Plattform, die Mitarbeiterengagement, Zusammenarbeit und Wohlbefinden fördert. Sie bietet viele Funktionen, die die Kommunikation in Organisationen verbessern. Eine davon ist die Möglichkeit, privaten Nachrichten an andere Mitarbeitende zu senden – nützlich, um Informationen zu teilen, Feedback zu geben oder Fragen zu stellen.

Trotzdem solltest du den Einsatz privater Nachrichten in Viva Engage im Einzelfall hinterfragen. Hältst du die Funktion für nötig? Gibt es andere Anwendungen in Microsoft 365, die den Zweck einer privaten Nachricht besser erfüllen? Und kann die Funktion der Kommunikation im Unternehmen sogar schaden? Dieser Beitrag zeigt, welche Lösungen Vorteile gegenüber privaten Nachrichten in Viva Engage haben und wie du die Funktion deaktivierst.

Vorteile für deine interne Kommunikation, wenn private Nachrichten aus sind

Wichtige Informationen werden für alle Mitarbeitenden oder Teams am richtigen Ort sichtbar. Das erhöht Klarheit und Transparenz deiner Kommunikation.

Es reduziert die Zahl der Anwendungen, die Mitarbeitende für die interne Kommunikation koordinieren müssen, was Effizienz und Produktivität steigert.

Sensible oder vertrauliche Informationen gehen an die richtigen Personen in der richtigen Anwendung, was Sicherheit und Compliance unterstützt.

Herausforderungen durch private Nachrichten in Viva Engage

Neben Viva Engage nutzen Unternehmen in der Regel mehrere weitere Anwendungen für die interne Kommunikation, etwa Microsoft Teams, SharePoint Online und Outlook. „Private Nachrichten” erreichen Mitarbeitende also quer über verschiedene Anwendungen. Zum Beispiel:

• Outlook: für E-Mails zu kleinen und großen Themen
• Microsoft-Teams-Kanäle: um Zusammenarbeit zu fördern
• Microsoft-Teams-Chat: für kleine und große Fragen oder zum Plaudern
• SharePoint Online: für formelle Kommunikation wie Richtlinien und Veranstaltungen

Die Zersplitterung der Kommunikation führt zu Ablenkung und Überlastung. Informationen werden schwer nachverfolgbar, Gespräche schwer rekonstruierbar. Außerdem kostet es mehr Zeit und Mühe, für jeden Zweck die richtige Anwendung zu wählen und ein Gespräch über Kanäle hinweg am Laufen zu halten. Die Chance, dass wichtige Informationen verloren gehen, steigt, und unterschiedliche Formate und Erwartungen untergraben Konsistenz und Qualität. Gehen sensible Informationen an die falschen Personen oder in die falsche Anwendung, gefährdet das Sicherheit und Compliance.

Schritte, um private Nachrichten in Viva Engage zu deaktivieren

Die Änderung kann nur ein Viva-Engage-Administrator oder ein globaler Administrator vornehmen. Die Option findet sich nicht im neuen Viva-Engage-Admin-Center – der Administrator muss ins alte Yammer-Admin-Center wechseln. Dazu oben rechts auf das Zahnrad klicken und dann „Switch to the old Yammer admin centre”. Das Yammer-Admin-Center ist auch direkt unter https://www.yammer.com/{Tenant}/admin/success erreichbar.

Die Funktion liegt dann im Tab „Network” unter dem Abschnitt „Security”. Dort das Kontrollkästchen „Private messages” deaktivieren und mit „Save change” abschließen. Nach diesen Schritten können Mitarbeitende keine privaten Nachrichten in Viva Engage mehr senden oder empfangen. Bestehende private Nachrichten werden nicht gelöscht und sind weiterhin im Posteingang der jeweiligen Person sichtbar, aber auf diese Gespräche kann nicht mehr geantwortet werden.

Fazit

Private Nachrichten in Viva Engage können mehr Probleme schaffen, als sie lösen. Das Abschalten geht schnell für jeden mit den richtigen Administrationsrechten im alten Yammer-Admin-Center und kann deine Kommunikationslandschaft spürbar verbessern: mehr Transparenz und bessere Effizienz, Konsistenz, Sicherheit und Compliance. Für die interne Kommunikation sind Alternativen wie Microsoft Teams oder Outlook oft die bessere Wahl – ob für den schnellen Austausch oder die formellere Diskussion.