Viva Learning mit eigenen Inhalten schlägt jede YouTube-Playlist

Ich komme aus der SharePoint-On-Prem-Welt. Damals haben wir Anleitungen als DOCX abgelegt, PDFs verteilt und über Ordnerstrukturen gestritten. Heute sind wir in Microsoft 365 – und doch stelle ich fest: Die Grundidee ist dieselbe geblieben. Wissen wirkt erst wirklich, wenn es im Arbeitsalltag ankommt.

In den letzten Monaten sehe ich immer häufiger Unternehmen, die kleine „Eigenproduktionen” erstellen: keine Hochglanzfilme, sondern Kolleginnen und Kollegen, die in drei Minuten zeigen, wie wir Tickets erfassen, wie unser CRM funktioniert, wie unsere Sicherheitschecks ablaufen. Das ist nahbarer, glaubwürdiger – und macht Change Management leiser, klarer, menschlicher. So ein Lernmoment sollte sich anfühlen wie ein Espresso: kurz, fokussiert, mit angenehmem Punch – aber ohne Bitterkeit.

Was Viva Learning eigentlich ist – in einem Satz

Viva Learning ist die Lern-App in Microsoft 365/Teams, die interne und externe Lernquellen an einem Ort zusammenbringt, durchsuchbar und teilbar macht und direkt in den Arbeitsfluss integriert. In der „Seeded”-Version (die kostenlose Variante, die bei vielen M365-Plänen dabei ist) bekommst du die App mit Suchen/Teilen/Merken und Microsoft-/LinkedIn-Inhalten; Premium ergänzt Dinge wie Kampagnen/Empfehlungen, erweiterte Analysen und tiefere Integrationen in Lernplattformen.

Definition: Seeded = Grundfunktionen, die du mit vielen Microsoft-365-Lizenzen schon hast. Premium = zusätzliche, kostenpflichtige Funktionen, etwa erweiterte Admin-Steuerung und Integrationen.

Der eigentliche Game-Changer: deine eigenen Inhalte aus SharePoint

Der am meisten unterschätzte Game-Changer ist die SharePoint-Anbindung. Du kannst Viva Learning sagen: „Hier sind Ordner mit unseren Lernmaterialien” – und die App macht daraus einen durchsuchbaren Katalog. Wichtig: Es geht nicht nur um Video. Unterstützte Formate sind Word, PowerPoint, Excel, PDF, Audio (m4a/mp3) und Video (mov/mp4/avi) sowie verknüpfte Objekte (intern/extern).

Learning Object = ein Eintrag in Viva Learning, der als Kurs/Inhalt erscheint (etwa eine Datei oder ein Link) – mit Titel, Beschreibung und Vorschaubild.

Das ist der Moment, in dem verstreute Dateien zu einem Lernraum werden: Das dreiminütige Onboarding-Video steht neben der PPTX mit den Kernfolien, die PDF-Checkliste liegt griffbereit, und eine mp3 erklärt die drei größten Stolperfallen – alles über dieselbe Oberfläche auffindbar.

Grenzen, die du kennen solltest (Seeded/Basis)

Auch gute Werkzeuge haben Grenzen – es hilft, früh damit zu planen:

• Ingestion-Limit: Bis zu 1.000 SharePoint-Dateien werden als Learning Objects übernommen. Für mehr brauchst du Viva Learning Premium oder die Viva Suite.
• Berechtigungen: Viva Learning wertet Microsoft-365-Gruppen und Sicherheitsgruppen aus; individuelle Berechtigungen („nur Max darf …“) werden nicht unterstützt.
• Aktualisierung: Neue Ordner, Metadaten und Berechtigungen werden innerhalb von bis zu 24 Stunden sichtbar. Plane diesen Puffer ein.
• Premium-Mehrwert: Manager-Empfehlungen, Kampagnen-/Featured-Steuerung, LMS-/Provider-Integrationen und mehr gibt es in Premium.

Ingestion = der technische Vorgang, mit dem Viva Learning Inhalte und Metadaten aus deinen SharePoint-Ordnern einliest.

So bringst du SharePoint-Inhalte in Viva Learning (praktisch und kompakt)

Rolle: Du musst Global Admin oder Knowledge Admin sein, um die Quelle zu registrieren.

• SharePoint vorbereiten: Eine Kommunikationswebsite als Haupt-Hub anlegen (oder wählen). Eine Dokumentbibliothek (z. B. „Org-Learning”) und Unterordner für Themen („Onboarding IT”, „Sales Basics”) einrichten. Deine Inhalte hochladen (PPTX, PDF, MP4, DOCX, Audio).
• Berechtigungen richtig setzen: Zugriff über M365- oder Sicherheitsgruppen auf Ordnerebene vergeben. Ohne solche Gruppenberechtigungen werden Inhalte nicht eingelesen.
• Viva Learning verbinden: Viva Learning öffnen (in Teams oder im Web) → Admin → Manage Providers → Add Provider → SharePoint → die Site-URL angeben. Viva Learning legt auf dieser Site die Liste „Learning App Content Repository (LACR)” an.
• Ordner verknüpfen: In SharePoint den Ordnerlink kopieren („Copy link”), dann in der LACR-Liste je Ordner einen Eintrag anlegen: Titel (aussagekräftiger Name) + Folder URL (der teilbare Ordnerlink).
• (Optional) Metadaten pflegen: Für eine bessere Darstellung zwei Spalten mit genau diesen Namen anlegen: ContentDescription (mehrzeiliger Text) und ThumbnailWebUrl (Hyperlink) – dann zieht Viva Learning Beschreibung und Bild in die Katalogkachel.
• Wartezeit einplanen: Rechne mit bis zu 24 Stunden, bis Learning Objects unter „Organization” in Viva Learning erscheinen.

Learning App Content Repository (LACR) = die SharePoint-Liste, in der du Titel und Ordnerlink je Lernordner hinterlegst; Viva Learning liest diese Liste regelmäßig aus.

Metadaten, die wirklich helfen (und warum genaue Namen zählen)

Metadaten sind die stillen Helfer für Auffindbarkeit und Relevanz. Neben den Standardfeldern (Ersteller, Änderungsdatum) lohnt sich ContentDescription für eine zweizeilige Zusammenfassung und ThumbnailWebUrl für ein passendes Vorschaubild. Wichtig: Die Spaltennamen müssen exakt stimmen, sonst erscheinen sie nicht in Viva Learning.

Häufige Stolperfallen – und wie du sie vermeidest

Viele Probleme sind einfach – und dadurch leicht zu vermeiden. Der Klassiker: In der LACR-Liste versehentlich eine Datei-URL statt der Ordner-URL eintragen. Ergebnis: Nichts erscheint. Noch ein Klassiker: In der Pilotphase werden Berechtigungen nur auf Nutzerebene vergeben; Viva Learning akzeptiert sie nicht, weil es Gruppen erwartet. Drittens: Plane die Synchronisationszeit realistisch – idealerweise abends verknüpfen, am nächsten Morgen testen. Community-Anleitungen zeigen auch, dass ein sauberer Pilot mit eigener M365-Gruppe („VivaLearning-Pilot”) Zeit spart und die Diskussion auf Kurs hält.

Warum sich der Aufwand lohnt – Feedback

Ich mag Viva Learning besonders, wenn Unternehmen konsequent eigene Lern-Snacks produzieren. Ja, das kostet Zeit: ein Skript für drei Minuten, ein ruhiger Raum, ein schneller Schnitt, Upload, Metadaten. Aber genau hier entsteht die Wirkung – weil die Inhalte sprachlich, fachlich und kulturell passen. Und es gibt einen positiven Nebeneffekt: Viele Clips lassen sich nach etwas Politur auch außerhalb von Teams nutzen – als Selbstlernbereich auf der Website oder als Recruiting-Einblick. Dieses seltene Win-win: intern wirkt es sofort, extern stärkt es Marke und Sichtbarkeit.

Fazit: Viva Learning macht das Finden von Inhalten leicht – wirksam wird Lernen, wenn du produzierst, kuratierst und verdichtest. Ein guter Espresso hängt auch von der Extraktion ab: zu lang – bitter, zu kurz – wässrig; genau richtig trifft den Punkt.

Dein nächster Schritt (klein, aber wirkungsvoll)

Wähle einen Prozess, schreib fünf Stichworte als Mini-Skript, nimm einen dreiminütigen Clip auf, lade PPTX und PDF hoch, weise dem Ordner eine M365-Gruppe zu und verknüpfe ihn in der LACR. Beobachte das Feedback eine Woche – und justiere nach. So baust du in nur wenigen Iterationen einen Katalog auf, der wirklich genutzt wird.